ASSISTANT(E) DE DIRECTION-DIRECTION GENERALE
- La Réunion
- CDI
- Temps-plein
- DGLiaisons fonctionnelles :
Autres directions de l'établissement
Les pôles d'activité clinique Horaire de travail :La direction est ouverte de 9H à 17H00, du lundi au vendredi.
38 heures par semaine ; CA, RTT.Description synthétique du poste :Assister la directrice générale de l'établissement dans la gestion de son agenda, l'accueil téléphonique, la gestion des instances, les liens avec les professionnels de l'établissement et les partenaires du territoire
Travail en binôme avec l'Assistante de Direction déjà en poste.MISSIONS DU POSTE
Missions d'accueil
Accueil physique et téléphoniqueMissions d'agenda
Gestion de l'agenda de la directrice générale
- Invitations réunions
- Organisation de rendez-vous et entretiens
- Lien avec autres directions et chefs de pôle
- Gestion de déplacements hors les mursGestion des instances et réunions institutionnelles- Préparation et organisation du Directoire
- Préparation et organisation du Conseil de Surveillance
- Préparation et organisation Comité direction
- Préparation et organisation de la réunion d'encadrementInvitations, réservation de la salle, formalisation ordre du jour, constitution des dossiers, comptes-rendus,Gestion du courrier
- Réception, tri, distribution du courrier papier
- Mise en place d'un suivi informatisé des courriers et des réponses apportéesMise en forme
- Saisie et mise en forme d'écrits professionnels, de courriers, de compte -rendus
- Notes d'information
- Suivi des décisionsGestion du temps :- Intégration des congés des directeurs adjoints dans le logiciel Agiltime
- Mise à jour des gardes administratives dans la valise de gardeClassement / archivage
- Enjeu autour du classement dématérialisé sur le réseauMissions annexes
- Gestion stock et commande de fournitures, papeteries, mobiliers
- Publication sur intranetMISSIONS SPECIFIQUES :
- Certaines missions spécifiques peuvent être effectuées à la demande de la directrice généraleSAVOIR-FAIRE REQUISSens de la confidentialité
Etre discret
Etre disponible et à l'écoute
Etre méthodique et rigoureux
Etre autonome et polyvalent
Capacité à travailler en équipe
Avoir le sens du relationnel
Savoir optimiser les informations (les recueillir dans toutes situations et les diffuser)
Maîtriser les outils informatiques (Word Excel Internet Agile Time)